Sin saber cómo se gestiona la empresa, no puedes mejorar

Dicen que si no conoces la historia, te condenas a que se repita. En una empresa pasa igual. Si no conoces los posibles errores que estás cometiendo en su gestión, ni puedes suprimirlos, ni puedes hacer que la compañía mejore. 

Esta realidad es aplicable, como no, a la mejora de eficiencia en cualquier Departamento de Compras de un grupo empresarial o incluso una pyme. Y más necesaria tenerla en cuenta en el actual escenario de incertidumbre. Medir escrupulosamente los resultados, cuantificar los riesgos, medir las desviaciones…es más que necesario.  Pero no sólo es básico medir los datos ya pasados para intentar mejorar y establecer desviaciones, es de vital importancia prever y medir los sucesos a futuro. 

Para realizar una fructífera planificación es necesario tener estos datos para prevenir el futuro a corto y medio plazo. 

Cualquier sistema de medición de resultados que establezca este departamento, debe estar alineado no sólo con los objetivos de la compañía, también con los objetivos de los demás departamentos. 

Si los distintos departamento miden los resultados atendiendo a distintas variables, no se pueden lograr conclusiones reales y cualquier previsión de presupuestos nace mermada.

Conclusión, sin un sistema de medición no existe posibilidad de gestión.

¿Cómo identificar los indicadores más eficaces para nuestro sistema de gestión? 

Como consultora solemos encontrar que muchos cuadros de mando intentar incluir todos los indicadores posibles. Algunos de los cuales no son útiles para fotografiar el actual estado y estar preparado para el medio y largo plazo.

Lo primero, es identificar cuáles son los indicadores que son específicos, medibles, cuantificables, alcanzables y realistas que generen valor añadido al cuadro de mando. Circunstancias que dependen de cada compañía. 

Si se trata de una empresa con graves problemas de tesorería, incluir un indicador para medir el tiempo medio de pago a proveedores es necesario. 

Sin embargo, si se trata de una empresa con una situación perfectamente saneada en la que el pago no es un problema, ¿será un indicador importante a valorar por este departamento de compras?. Quizás sí, pero en otro sentido, pensando en analizar la mejora de rentabilidad por pronto pago que le supondría anticipar el pago a sus proveedores. 

Así, es básico realizar un cuadro de mando ad hoc para la organización. Identificar qué parámetros son clave para su negocio y no perder el tiempo con indicadores que no reportan información útil para el negocio. 

Otro factor muy importante a tener en cuenta a la hora de crear un “Cuadro de Mando” es la búsqueda de simplicidad tanto en la lectura de datos, como en su interpretación y presentación. 

Cualquier cuadro de mando debe ser perfectamente interpretado por cualquier miembro de la organización, no sólo por la persona que lo ha diseñado. 

¿De qué serviría un cuadro de mando que solo pudiera interpretar el CPO que lo ha creado? 

La mayoría de los departamentos de compras tienen un sistema de objetivos implantados dentro de la organización, que motivan la productividad de sus empleados en base al pago de bonus por objetivos alcanzados. 

¿Sería importante incluir dentro de nuestro cuadro de mando las mediciones de variables de productividad del departamento? 

Pues sí, no sólo para realizar un seguimiento de los objetivos alcanzados vs pendientes de alcanzar, sino también para identificar la productividad individual de cada miembro del equipo. 

Ya que lo más importante para cualquier departamento es retener el talento e identificar el potencial y productividad de cada uno.

Un error muy frecuente en el que incurren los departamentos de compras es establecer solo indicadores alrededor del concepto “ahorro” , lo que coloca al departamento de Compras en un mal lugar pasándolo a una función meramente de ajuste de precios. 

Además, al conseguir sólo bajadas de precios podríamos incurrir en el error de tener a proveedores con bajo rendimiento. El objetivo de compras debe ser todo lo contrario, es imprescindible mantener una relación de partner con los proveedores estratégicos que aportan valor a la compañía, a través de proyectos de colaboración en materia de innovación, desarrollo de nuevos productos, nuevos materiales o implementando mejoras de servicio conjunta que mejore la planificación. 

Otro punto importante a tener en cuenta es la fuente de información de la que se nutren estos indicadores. Puedes definir un cuadro de mando perfecto para tu departamento, pero si los datos de origen están mal no servirá de nada y el cuadro pasará de ser perfecto a ser ineficiente. 

Es por ello por lo que nuestra recomendación antes de realizar cualquier cuadro de mando es auditar la fuente de datos, parametrizando correctamente y estableciendo un procedimiento interno de creación e imputación de información. 

La misión de una auditoría del Departamento de Compras no sólo es revisar que los datos en ese momento estén bien, sino que en un futuro tengamos la seguridad de que los errores cometidos no se vuelvan a producir. 

Esto no significa que no se tenga que realizar revisiones de los datos maestros en un futuro, pero lo que está claro es que las auditorias de revisión implicarán menos tiempo y una periodicidad mayor. ¿Cuáles son las ventajas que nos reporta un cuadro de mando? 

La mayor ventaja que nos reporta un cuadro de mando es una visibilidad total, rápida y simplificada de toda la información para un control sobre nuestro departamento. 

Actualmente existen herramientas de Business Intelligence que nos permite automatizar la lectura de estos datos y presentarlos de forma visible e intuitiva. 

Estas herramientas son muy útiles, ya que al estar integradas a nuestros sistemas ERP, podremos acceder a la información en tiempo real sin necesidad de tablas intermedias. Además, estas herramientas nos permiten profundizar en los gráficos de una forma muy intuitiva, fácil y rápida. Pero existen muchas empresas que aún siguen utilizando excels para reportar y cuantificar los indicadores. Es imprescindible disponer de una herramienta para medir toda la información útil para nuestro negocio, permitiéndonos concentrarnos en la toma de decisiones estratégicas sobre nuestras compras, evitando riesgos y generando nuevas oportunidades de ahorro. 

El objetivo final es agilizar el proceso de toma de decisión, basándonos en la información actualizada y considerando todas las variables intervinientes en nuestro departamento. 

Las empresas que tengan acceso a estos datos y sepan interpretarlos correctamente, tendrán una ventaja competitiva en el mercado. 

Propiedades que debe tener un cuadro de mando para que sea útil al departamento:

• Tener un punto central de información fiable y único. 

• Integrar datos de varias fuentes de información. 

• Ser una solución a medida que responda a las necesidades de la empresa. 

• Estar alineado con los objetivos estratégicos de la compañía.

• Detectar, reaccionar o aprovechar los cambios en el sector, la empresa, los mercados de proveedores y los propios proveedores. Se trata de conocer los factores internos y externos que pueden impactar en la empresa. 

• Toma de decisión basada en la información: la capacidad de poder tomar la mejor decisión posible dependiendo del contexto o situación y en base a muchos datos debidamente analizados. 

• Capacidad de diseñar una interacción sencilla, eficaz y sobre todo inmediata e implementar iniciativas con rapidez y flexibilidad. 

En el actual escenario económico y la crisis en la que estamos inmersos, es necesario plantear cómo estamos realizando el seguimiento de nuestros KPIs y si nos está ayudando a conseguir los objetivos marcados. 

Cuadro de Mando. 

Las compañías y organizaciones manejan infinidad de datos e indicadores para poder tomar las decisiones adecuadas. 

Un “Cuadro de Mando” es una “herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta dirección y a las funciones responsables una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización” (norma UNE 66175:2003).

Así, las empresas confeccionan cuál es la estructura de este cuadro y qué tipo de indicadores le son más útiles según su sector y actividad. Un tipo muy utilizado es el Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced ScoreCard (BSC).

Sobre el autor